Datenschutzrichtlinie

1. Informationen, die wir erheben

Wir erheben die folgenden Kategorien personenbezogener Daten:

• Identitätsdaten: Vollständiger Name, Geburtsdatum, Nationalität und Ausweisdokumente.
• Kontaktdaten: E-Mail-Adresse, Telefonnummer und Wohnadresse.
• Akademische Daten: Einschreibungsunterlagen, Noten, Anwesenheit und Programminformationen.
• Gesundheitsdaten: Medizinische Bedingungen oder diätetische Anforderungen, die für die Sicherheit der Schüler relevant sind (mit ausdrücklicher Zustimmung erhoben).
• Nutzungsdaten: IP-Adresse, Browsertyp und besuchte Seiten bei der Nutzung unserer Website.
• Kommunikation: Nachrichten, die über unsere Kontakt- oder Anfrageformulare eingereicht werden.

2. Wie wir Ihre Informationen verwenden

Wir verarbeiten personenbezogene Daten für die folgenden rechtmäßigen Zwecke:

• Verwaltung der Schülereinschreibung, des akademischen Fortschritts und des Schulbetriebs.
• Mitteilung wichtiger Schulnachrichten, Veranstaltungen und Notfallbenachrichtigungen.
• Einhaltung gesetzlicher Verpflichtungen gemäß costaricanischen und internationalen Bildungsvorschriften.
• Bearbeitung von Aufnahme- oder Beschäftigungsanträgen.
• Verbesserung unserer Website und digitaler Dienste.
• Gewährleistung der Campus-Sicherheit und Schülersicherheit.

3. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung

• Vertragliche Notwendigkeit: Zur Erfüllung der Bildungsvereinbarung zwischen GVS und eingeschriebenen Familien.
• Gesetzliche Verpflichtung: Zur Einhaltung der MEP-Vorschriften und anderer geltender Gesetze.
• Berechtigtes Interesse: Für die Schulverwaltung und Kommunikation mit der GVS-Gemeinschaft.
• Einwilligung: Für optionale Aktivitäten wie Newsletter, Fotografie und gesundheitsbezogene Offenlegungen.

4. Datenweitergabe und Dritte

Wir verkaufen oder vermieten keine personenbezogenen Daten. Wir können Daten teilen mit:

• Regierungsbehörden: Wie vom costaricanischen Recht vorgeschrieben (MEP, CCSS, PRODHAB).
• Akkreditierungsstellen: Wie die International Baccalaureate Organization (IBO) und Cognia.
• Dienstleister: Vertrauenswürdige Partner, die bei Schulverwaltungssystemen unterstützen — alle unter Datenschutzvereinbarungen.
• Rettungsdienste: Wenn dies zum Schutz des Lebens oder der Sicherheit eines Schülers erforderlich ist.

5. Datenaufbewahrung

Wir bewahren personenbezogene Daten nur so lange auf, wie es für die Zwecke der Erhebung erforderlich ist oder gesetzlich vorgeschrieben. Akademische Unterlagen werden mindestens 10 Jahre nach Abschluss oder Austritt aufbewahrt. Website-Nutzungsdaten werden bis zu 12 Monate aufbewahrt.

6. Ihre Rechte

Gemäß Gesetz Nr. 8968 und geltenden internationalen Standards haben Sie das Recht auf:

• Zugang: Eine Kopie Ihrer bei GVS gespeicherten personenbezogenen Daten anfordern.
• Berichtigung: Unrichtige oder unvollständige Daten berichtigen.
• Löschung: Löschung von Daten beantragen, wenn keine Rechtsgrundlage für die Aufbewahrung besteht.
• Einschränkung: Die Verarbeitung Ihrer Daten unter bestimmten Umständen einschränken.
• Widerspruch: Der Verarbeitung auf Grundlage berechtigter Interessen widersprechen.
• Einwilligung widerrufen: Jederzeit, wenn die Verarbeitung auf Einwilligung basiert.

Um eines dieser Rechte auszuüben, kontaktieren Sie unseren Datenschutzbeauftragten unter soporte.it@goldenvalley.ed.cr. Wir werden innerhalb von 30 Werktagen antworten.

7. Cookies und Tracking

Unsere Website verwendet essentielle Cookies für die Funktionalität (z.B. Spracheinstellungen und Anmeldesitzungen). Wir verwenden keine Werbe- oder Tracking-Cookies. Sie können Cookies in Ihren Browsereinstellungen deaktivieren, obwohl einige Funktionen möglicherweise nicht korrekt funktionieren.

8. Datensicherheit

Wir implementieren geeignete technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz personenbezogener Daten vor unbefugtem Zugriff, Verlust oder Offenlegung. Dazu gehören verschlüsselte Verbindungen (HTTPS), Zugriffskontrollen und regelmäßige Sicherheitsüberprüfungen.

9. Datenschutz für Kinder

Als Schule verarbeiten wir routinemäßig Daten von Minderjährigen. Dies geschieht ausschließlich im Rahmen unseres Bildungsauftrags und mit informierter Zustimmung der Eltern oder Erziehungsberechtigten, gemäß Gesetz Nr. 8968 und der UN-Kinderrechtskonvention.

10. Änderungen dieser Richtlinie

Wir können diese Datenschutzrichtlinie regelmäßig aktualisieren. Wesentliche Änderungen werden per E-Mail oder durch einen Hinweis auf unserer Website mitgeteilt.

11. Mobile Anwendung — GVS Tiquetes de Soporte

Dieser Abschnitt betrifft die mobile Anwendung GVS Tiquetes de Soporte (iOS und Android), ein internes Mitarbeiterwerkzeug zum Erstellen und Verfolgen von Wartungs- und IT-Support-Tickets an unseren Standorten Heredia und Alajuela. Er ergänzt die übrige Datenschutzerklärung.

Wer die App nutzen darf

Der Zugriff ist auf Nutzer mit einem Google-Workspace-Konto in der Domain @goldenvalleyschool.ed.cr beschränkt. Die App ist nicht für Kinder oder für Personen außerhalb des Personals und der Vertragspartner der Schule bestimmt.

Daten, die die App verarbeitet

• Identitätsdaten (über Google Sign-In / OAuth): Ihr vollständiger Name, Ihre @goldenvalleyschool.ed.cr-E-Mail-Adresse und Ihre Google-Konto-Kennung. Wir erhalten Ihr Google-Passwort nicht.
• Von der Schule zugewiesene Profildaten: Rolle (IT, Wartung, Verwaltung), Abteilung, Position, Benutzername.
• Von Ihnen erstellte Ticket-Inhalte: Beschreibungen, Klassenraum- und Standortangaben, Dringlichkeit, Kommentare sowie Foto- oder Dokumentenanhänge, die Sie hochladen.
• Status und Verlauf: Änderungen an Tickets, die Sie einreichen, denen Sie zugewiesen sind oder zu denen Sie Kommentare abgeben.
• Authentifizierungs-Token: ausschließlich auf Ihrem Gerät gespeichert, im geschützten Schlüsselbund des Betriebssystems (iOS Keychain) bzw. im Schlüsselspeicher (Android Keystore). Sie werden ausschließlich zur Authentifizierung an unser Backend übertragen.
• Technische Metadaten: Zeitstempel von API-Anfragen und Fehlerprotokolle, die für den Betrieb des Dienstes zwingend erforderlich sind.

Daten, die die App NICHT erfasst

Die App erfasst keine Werbe-IDs, keinen genauen Standort, keine Kontakte, keine Mikrofonaufnahmen, keine biometrischen Daten, keinen Browserverlauf und keine Verhaltensanalysen. Sie enthält keine Werbe-SDKs von Drittanbietern und kein Verhaltens-Tracking.

Dritte, die App-Daten verarbeiten

• Google LLC — ausschließlich zur Authentifizierung über Google Sign-In. Es gilt die eigene Datenschutzerklärung von Google.
• Render Services, Inc. — hostet die Backend-API, mit der die App kommuniziert, auf Infrastruktur in den USA. Ticket-Inhalte und Profildaten werden bei Render gespeichert.

Mit der Nutzung der App nehmen Sie zur Kenntnis, dass Ihre Daten in die USA übertragen und dort verarbeitet werden können, deren Datenschutzgesetze sich von denen Costa Ricas unterscheiden können. Wir stützen uns auf vertragliche Garantien mit unseren Auftragsverarbeitern.

App-spezifische Aufbewahrung

• Ticket-Aufzeichnungen werden so lange aufbewahrt, wie es betrieblich oder rechtlich erforderlich ist, in der Regel für die Dauer Ihres Beschäftigungsverhältnisses zuzüglich der vom costa-ricanischen Arbeits- und Steuerrecht vorgeschriebenen Fristen.
• Authentifizierungs-Token werden nur auf Ihrem Gerät gespeichert und beim Abmelden, Deinstallieren der App oder Ablauf gelöscht.
• Server-Logs werden in der Regel 90 Tage aufbewahrt.

Sicherheitsmaßnahmen

• HTTPS / TLS für alle Daten bei der Übertragung zwischen der App und unserem Backend.
• Authentifizierungs-Token werden mit Apple Keychain und Android Keystore auf dem Gerät gespeichert.
• Anmeldung beschränkt auf verifizierte @goldenvalleyschool.ed.cr-Konten.
• Rollenbasierte Berechtigungen begrenzen, was jeder Nutzer einsehen und ändern darf.

So löschen Sie Ihre Daten aus der App

1. Senden Sie eine E-Mail an josedaniel@goldenvalley.ed.cr von Ihrer @goldenvalleyschool.ed.cr-Adresse.
2. Wir schließen Ihr Konto und löschen oder anonymisieren Ihre personenbezogenen Daten, mit Ausnahme von Unterlagen, die die Schule per Gesetz aufbewahren muss (z. B. arbeits-, steuer- oder prüfungsrechtlich).
3. Um lokal gespeicherte Token selbst zu löschen, melden Sie sich in der App ab oder deinstallieren Sie sie.

Ihre Rechte nach dem costa-ricanischen Gesetz Nr. 8968 (PRODHAB)

Sie können auf Ihre personenbezogenen Daten zugreifen, sie berichtigen, löschen oder deren Verarbeitung einschränken sowie eine Beschwerde bei der PRODHAB einreichen. Um diese Rechte in Bezug auf die App auszuüben, wenden Sie sich an josedaniel@goldenvalley.ed.cr.

12. Kontakt

Für datenschutzbezogene Anfragen, Anträge oder Beschwerden kontaktieren Sie bitte:

Sie können auch eine Beschwerde bei der Datenschutzbehörde Costa Ricas einreichen: PRODHAB.